Iain Miskimmin da Bentley Systems examina as sete questões-chave que precisam ser abordadas para garantir a confiança no processo BIM e a entrega bem-sucedida de um ativo digital.
Obter a melhor entrega de ativos digitais e, ao fazê-lo, obter um melhor resultado para o cliente deve estar na agenda de todos os membros da cadeia de fornecimento. Isto tem um impacto muito positivo em ambos os lados da vedação contratual. O cliente entrega os resultados que seus clientes desejam e a cadeia de suprimentos se torna um parceiro confiável para projetos futuros e durante todo o ciclo de vida do próprio ativo.
No entanto, as coisas podem começar mal e dar errado, criando um relacionamento tóxico que pode levar a um desastre na entrega e operação não só do ativo digital, mas também do físico.
Para ajudar a garantir o fluxo de informações entre todas as partes, um conjunto de perguntas foi criado para ajudar os dois lados a entender o que pedir e o que devem esperar.
Q0 | Escopo: Preparação e compreensão da linha de base antes da oferta do contrato
Antes mesmo de considerarmos responder a uma oferta, deve haver uma certa quantidade de informações fornecidas pelo cliente capaz para ajudar o parceiro de entrega a entender as implicações da entrega do ativo digital.
Os documentos fornecidos pelo cliente precisam incluir os Requisitos de Informações do Empregador e um pacote de Requisitos de Informações do Ativo que define claramente o escopo da entrega do ativo digital. Isso deve ser analisado usando talvez um método de dedução de três colunas “e daí?” E depois apresentado ao gerente de projeto pela equipe de gerenciamento de informações para que eles compreendam as implicações, restrições e riscos, e possam seguir qualquer orientação de planejamento enquanto analisam a oferta.
Isso deve culminar em um plano básico de execução pré-BIM baseado em estudos de caso anteriores; um cronograma de planejamento para que o PM possa entender o tempo que pode levar para entregar o ativo digital e algumas cláusulas contratuais específicas do BIM que podem ajudar na elaboração de qualquer estrutura legal.
Q1 | Impacto: Qual é a situação e como o gerenciamento de informações afetará a entrega do projeto?
Se o ativo digital tiver uma função significativa na entrega e no ciclo de vida posterior do ativo físico, será necessário nomear um gerente de informações.
Essa pessoa será a proprietária da criação do Plano de Execução do BIM e do Plano de Entrega de Informações Mestres. Eles também serão responsáveis por garantir que os impactos e as conseqüências do ativo digital sejam compreendidos corretamente por todos que serão afetados pela entrega.
Para responder a essa pergunta, o gerente de informações precisa ler e realizar uma análise detalhada das Declarações de resultados do cliente. O que eles querem alcançar com a criação desse novo ativo e como irão quantificar, medir e monitorar os resultados que desejam?
Eles também precisarão examinar o terreno digital e humano existente.
Fator digital
As informações de ativos existentes virão em muitas formas, sejam elas planilhas, desenhos, documentos, modelos 3D ou GIS, mas você deve estudar o que está disponível no cliente e deduzir qual é a qualidade e se precisará ser pesquisado novamente ou verificado.
O terreno digital também deve informar como as informações existentes foram criadas e como serão entregues a você, levando em consideração quais padrões foram usados em sua criação e manutenção.
Este estudo deve trazer à luz os limites e as interfaces que você terá com terceiros e quem pode ter informações sobre ativos e serviços vizinhos.
Finalmente, há um conjunto de perguntas sobre linguagem simples do cliente que precisará ser considerado na resposta?
Fator humano
Muitas vezes, a parte mais negligenciada de qualquer estratégia, isso deve ser considerado fundamental. As pessoas são o seu maior trunfo, mas, tratadas mal, elas também são sua maior responsabilidade!
Você deve entender tanto as situações individuais da equipe de entrega, quanto os resultados de alto nível e centrados nas pessoas que você está tentando alcançar. Para sua equipe de gerenciamento de informações, leve em consideração quais recursos são necessários para entregar os resultados. Sua equipe está nesse nível ou precisa de treinamento? Você precisa comprar habilidades de fora?
Olhe para a organização da equipe, entenda quem melhor trabalha com quem. Pense em quais eventos precisam acontecer para aqueles escolhidos para a equipe. Você precisará informá-los e fazê-los trabalhar juntos, não apenas dentro de sua própria organização, mas também em toda a cadeia de suprimentos. Depois de escolhida, observe onde a equipe está baseada e se ela pode ser movida ou trabalhar remotamente.
Para os resultados de nível mais alto, centrados nas pessoas, reserve um tempo para entender o ambiente político, legal, econômico e social que você está impactando com esse ativo.
Haverá um conjunto de metas de restrições e visões para essas, que o cliente precisará articular, com sua ajuda. O que a equipe do Information Management pode fazer para mitigar os riscos e torná-la uma experiência positiva para todos?
Q2 | Contratual: O que nos foi contratado para entregar e por quê?
Em toda a documentação e nas reuniões do projeto, haverá tarefas de gerenciamento de informações implícitas que podem não estar claras, portanto, o trabalho do gerente de informações é garantir que elas não sejam perdidas. Essas tarefas podem ser antes, durante e após a entrega do ativo físico; eles podem apoiar outros e, mais importante (e comumente), podem envolver outros membros da equipe do projeto coletando ou gerenciando informações em seu nome.
Comece com o dispêndio de capital, estude e identifique as informações no OIR / AIR que precisam ser capturadas e identifique de que pacotes de trabalho / tarefa elas farão parte.
Passar para despesas operacionais: se o operador ou mantenedor estiver no lugar, você deve ter identificado os principais participantes no primeiro trimestre. Fale com eles, descubra quais informações eles mais valorizam e como eles gostariam de consumi-los.
Além disso, certifique-se de ter o seu gerenciador de informações a bordo e mantenha-o informado.
Considerações
Haverá uma grande quantidade de tarefas que precisam ser concluídas para entregar o ativo digital. Você precisa identificar cada tarefa, descobrir o que será necessário e quem precisará ser responsável por criar e autorizar as informações para apoiá-la.
Uma ferramenta fundamental para fazer isso é a matriz de sincronização. Isso ajuda a planejar as atividades que precisam ser feitas, por quem e quando. Cada tarefa terá uma data de entrega, um custo para o projeto, padrões que precisam ser seguidos, requisitos de TI, critérios de autorização e assinatura, dependências da cadeia de fornecimento, links para contratos ou requisitos legais e finalmente perguntas sobre a propriedade do produto final. .
As informações reunidas para essa pergunta levarão você a realizar uma análise das lacunas se sua equipe de gerenciamento de informações e a equipe de entrega do projeto (incluindo a cadeia de fornecimento e os contatos com o cliente) podem entregar o que você contratou.
Q3 | Estratégia: O que precisamos alcançar e que direção devemos dar ao PM?
Ao longo desse processo, é de vital importância que a equipe de gerenciamento de projetos do cliente, do contratado e da cadeia de suprimentos esteja ciente das implicações da entrega do ativo digital e do impacto que isso pode ter no seu trabalho cotidiano. Essa não é apenas uma via de mão única e a reação deles a isso deve ser levada em conta quando criamos uma estratégia para definir como a equipe de gerenciamento de informações as apoiará.
No segundo trimestre, analisamos as tarefas e agora precisamos detalhar as informações necessárias para cada uma, seja gráfica, não gráfica ou documentação.
Cada informação precisará ser avaliada para que seja claramente entendida, quando precisa ser entregue, onde precisa ser gerenciada e subsequentemente submetida. Como será autorizado à medida que avança do Trabalho em Progresso, através de Compartilhado e em um estado Publicado? Pode haver bibliotecas ou padrões específicos que precisam ser seguidos ou sinalizados para que as informações sejam confiáveis. Quando se trata de modelagem 3D, essa é uma oportunidade ideal para analisar a estratégia de volume e certificar-se de que cada disciplina e membro da cadeia de suprimentos entende espacialmente onde eles podem trabalhar.
A análise de lacunas desenvolvida no segundo trimestre terá criado uma lista de requisitos de treinamento em tecnologia ou metodologia.
Para fornecer a estratégia, sugere-se que a equipe de Gerenciamento de Informações use um método de dedução de três colunas, “e daí?”, Para que formem uma declaração de suporte a MI. Isso, por sua vez, permitirá que eles forneçam instruções a todos os participantes do projeto. Estes briefings visam mitigar os riscos culturais para a entrega digital e física.
Provou-se muito eficaz por Crossrail, trazendo on-board os participantes do projeto e explicando-lhes o que era o quadro maior, como cada pessoa se encaixava, quais eram os benefícios para eles e, finalmente, treiná-los através das mudanças que eles precisariam fazer para seu dia-a-dia trabalhando.
As entregas do Q3 são o primeiro rascunho do Plano de Entrega de Informações da Tarefa e uma atualização do Plano de Execução BIM.
Q4 | Solução: Onde melhor o efeito pode ser realizado?
Nas duas últimas perguntas, analisamos o que precisava ser feito e como. Nesta questão, precisamos olhar para onde essas ações precisam ocorrer para que possamos desenvolver um curso de ação (COA) para a equipe de Gerenciamento de Informações.
Esse COA precisa identificar quem assumirá a responsabilidade pela autoria de cada conjunto de informações, quem autorizará e quem, no final, será o proprietário das informações.
Isso leva à pergunta de quem CDE será usado para o projeto? De preferência, isso é de propriedade do cliente e hospedado na nuvem. Isso ajuda a aliviar os problemas de toda a cadeia de fornecimento, conectando-se a uma única fonte de verdade, além de impedir implicações legais para a propriedade e o acesso aos dados. Ele também reduzirá vários CDEs, o que pode causar confusão e custos adicionais para o cliente. Por fim, não deixará cópias inseguras de dados sobre sistemas de TI da cadeia de suprimentos vulneráveis.
No entanto, isso pode não ser uma opção, portanto, a equipe de gerenciamento de informações deve trabalhar com o departamento de TI para elaborar o melhor curso de ação, garantindo que a cadeia de suprimentos possa interagir suficientemente com o sistema escolhido e as equipes OPEX sejam capazes de receber informações do sistema. Este COA deve ser comunicado ao gerente do projeto e o plano de execução do BIM atualizado.
Q5 | Recursos: Quais recursos eu preciso para cumprir cada requisito?
O fornecimento de recursos é sempre um problema, pois sempre pedimos para entregar mais por menos. Definir a expectativa com o gerente do projeto sobre a quantidade de recursos que eles terão para alocar à criação do ativo digital é uma coisa importante para o gerente de informações fazer.
Para ter uma boa noção desse recurso, a IM precisa analisar o que é obrigatório, o que é essencial e, finalmente, o que é desejável. Isso deve incluir back-up e planejamento de emergência, caso haja uma ausência que não possa ser coberta pela equipe proposta.
Os recursos humanos que você mobiliza para o projeto precisam ser identificados pelos papéis que precisam desempenhar. O conjunto de 1192 documentos pode ajudar aqui
Uma vez que uma lista de funções tenha sido criada, faça o mesmo com responsabilidades / tarefas que precisam ser cobertas na criação do gêmeo digital. Para ser capaz de cumprir essas responsabilidades, a pessoa que cumpre essa função precisará ter autoridade para fazê-lo, além de possuir um conjunto de habilidades, qualificações e certificações. Isso, naturalmente, levará a uma análise das lacunas sobre o que a educação pode ser necessária e também para a criação de algum tipo de pacote de conscientização para ajudá-las a bordo.
Inevitavelmente, haverá toda uma plataforma de tecnologias que serão requeridas pelo projeto ou pelo cliente que precisarão ser verificadas e treinadas.
Finalmente, haverá um conjunto de padrões, métodos, processos e educação contratual, cada um dos quais poderá ser a diferença entre uma entrega bem sucedida ou uma falha dispendiosa.
Isso levará o Q5 a ser respondido com um documento de requisitos de recursos, uma atualização do Plano de Execução BIM, seguido de um breve retorno ao PM para garantir que eles estejam cientes de quais recursos são necessários. Esta deve ser a peça final no quebra-cabeças para entregar o MIDP.
Q6 | Entrega: Quando e onde as entregas de informações precisam ocorrer em relação umas às outras?
Até agora definimos o que precisa ser entregue e por quem. Agora, precisamos garantir que seja entendido quando cada um desses pacotes de informações precisa ser entregue e para onde precisam ser entregues.
Para fazer isso, a equipe de gerenciamento de informações precisa mapear o marco principal de cada pacote, certificando-se de que eles estejam claramente definidos e que as interdependências estejam completas. Este cronograma também deve incluir quando essas informações são coletadas, verificadas, autorizadas, compartilhadas e publicadas, certificando-se de que sua finalidade seja esclarecida, usando a codificação BS1192-2007.
Também é importante indicar onde essas informações serão colocadas e quem precisa ser notificado sobre seu estado de prontidão.
Isso permitirá que o gerente de informações preencha o cronograma de entregas e forneça um Protocolo BIM finalizado à equipe jurídica.
Q7 | Qualidade: Quais medidas de controle eu preciso impor ou foram impostas?
Em 2008, o Instituto Nacional de Padrões e Tecnologia divulgou um relatório mostrando que cerca de 40% do tempo de um engenheiro é desperdiçado na busca pela validação das informações. Se não podemos confiar em algo, então é de valor consideravelmente menor do que se pudermos.
A maneira como geramos confiança com o BIM é garantir que os padrões sejam colocados em prática para impor qualidade e, portanto, permitir que todos que usam essa informação sejam capazes de confiar nela.
A qualidade das entregas depende das competências gerais de toda a equipe e, na pergunta anterior, definimos quais são esses níveis. Precisamos agora analisar como educar, tanto em termos de habilidades quanto de treinamento técnico.
Os outros métodos de controle são entregues através das obrigações contratuais de certos padrões. Como eles impactam no QA do produto e como reforçamos a qualidade e a segurança em nosso projeto?
Essas considerações finais nos ajudarão a fornecer um briefing às várias partes para comissionar o ativo digital ao mesmo tempo que o ativo físico.
Isso nos ajudará a finalizar o plano de execução do BIM e a assinar o contrato com o cliente.
Uma vez feito, a equipe de IM deve embarcar em uma rodada de sessões de integração com toda a cadeia de suprimentos.
Finalmente, eles devem produzir um estudo de caso do projeto para que ele possa ser usado para dar suporte a futuros lances e também formar uma biblioteca de projetos-modelo para agilizar o processo no futuro.
Artigo originalmente traduzido de PBCToday
